O final de ano é uma época de reflexão, celebração e, para muitos, uma oportunidade de finalizar pendências e se preparar para o próximo ciclo.
No entanto, nessa mesma época, você já começa a pensar na enorme lista de tarefas que se acumula tão rápido quanto pisca os olhos?
Para evitar que o estresse tome conta, este artigo apresenta formas de minimizar o estresse e de como lidar com o trabalho de forma mais organizada, tanto para melhorar o seu desempenho como para garantir com que aproveite os últimos meses com mais calma e satisfação.
Siga nosso passo a passo para antecipar as demandas e sinta toda a diferença na produtividade, na redução de estresse e no acúmulo de tarefas!
Seja por prazos de projetos, planejamento para o próximo ano ou por compromissos pessoais relacionados às festividades, esteja preparado.
Priorize suas tarefas
Em palavras mais claras, priorize suas tarefas mais importantes e aprenda a dizer não.
Em relação às suas obrigações, identifique as mais importantes e urgentes, especialmente as mais burocráticas e complicadas, pois no final de ano, elas se tornarão ainda mais trabalhosas.
Para facilitar, use ferramentas de organização para visualizar e organizar o que precisa ser feito. O Trello é uma das mais utilizadas, intuitivas e completas tanto para organizar-se individualmente quanto em projetos em grupo. Vale a pena conhecê-lo!
Sobre a definição de importância, uma técnica eficaz é a Matriz de Eisenhower, que categoriza as tarefas em quatro blocos:
- Importantes e urgentes
- Importantes, mas não urgentes
- Urgentes, mas não importantes
- Nem urgentes, nem importantes.
A distribuição acima permite focar no que realmente importa e deixar para depois as tarefas que não demandam muito tempo e urgência. Assim, até o final do ano, você se torna mais produtivo, eficiente, e mantém tudo bem estruturado para aproveitar as festas e as folgas sem preocupação.
Aprenda a dizer não!
Priorizar suas tarefas é importante, mas de nada adianta adiantar as suas e se sobrecarregar com favores alheios, quando eles não competem as suas ocupações. Aprenda a delegar tarefas e declinar atividades que fogem da sua alçada.
Nos últimos meses do ano, todos ficam bastante atarefados, e pode ser que alguns colegas, mas não deixe que a falta de planejamento dos demais atrapalhe sua rotina.
Mas não pense que irá se indispor com eles, em vez disso, que tal se organizarem juntos e anteciparem as demandas? Essa é uma boa saída!
Preveja demandas e as antecipe
A prevenção é o remédio, e não somente quando o assunto é saúde. No trabalho, revisar e antecipar as tarefas previstas para os últimos meses possibilita evitar o acúmulo de serviço.
Obviamente, irão aparecer demandas de última hora, assim como irá precisar ajustar as já feitas, mas adiantar o máximo possível já é de grande ajuda. Por isso:
- revise as metas e tarefas previstas para os últimos meses do ano;
- identifique possíveis picos de trabalho ou imprevistos que possam surgir;
- confira os planos e atividades do ano anterior e identifique padrões: houve aumento de demanda? Quanto? Surgiram demandas inesperadas? Quais? Quais foram as tarefas mais difíceis?
Com base nas respostas, crie um planejamento, que sane as possíveis dificuldades e antecipe as tarefas que conseguir, ou pelo menos, as torne menos trabalhosas.
Um exemplo: o administrador de uma confeitaria pode encomendar as embalagens de natal meses antes, pois costuma ter dificuldade em encontrá-las em cima da hora. Assim, além de não ficar sem e precisar ir correndo atrás de fornecedores, os produtos saem mais baratos se comparados à época de festas.
Organize seu espaço de trabalho
Organizar para se organizar! Dificilmente irá conseguir sistematizar todas as práticas acima em um ambiente de trabalho bagunçado e nada funcional. Por outro lado, os passos abaixo vão te auxiliar nessa missão. Veja só:
Mantenha apenas o essencial
É comum, com o acúmulo de tarefas, juntar vários papéis, documentos, arquivos e objetos desnecessários. Para manter a organização, faça uma limpa em sua mesa, gavetas, armários e caixas e mantenha apenas o indispensável.
O mesmo vale para celular (caso o use para o trabalho) e o computador. É incrível a nossa capacidade de guardar arquivos inúteis, não é mesmo? Então, livre-se deles!
Se ainda tem receio de jogar algo, considere guardar os “esquecidos” todos em uma só caixa, para não interferirem mais de um espaço e achá-los com mais facilidade, caso necessário.
Tenha em vista somente objetos, documentos e arquivos de uso diário. Aqueles importantes, mas que não fazem parte do uso cotidiano, separe-os em outra caixa e/ou pasta digital.
Crie um ambiente inspirador
Alguma vez percebeu como consegue se concentrar melhor em um espaço limpo, organizado e esteticamente agradável? Isso porque, conforme a pesquisa da Faculdade Unyleya, a ordem é um pré-requisito para o bom desempenho e o aumento da eficiência dos estudos e da produtividade no trabalho.
Por outro lado, um ambiente desorganizado estimula nosso cérebro a trabalhar mais e ficar mais sobrecarregado, levando à perda de concentração, memória, engajamento, energia, e outras características vitais a uma boa performance.
Sendo assim, além das práticas de organização, criar um ambiente inspirador é um excelente investimento, como:
- se possível, preferir a iluminação natural e posicionar sua mesa próxima a uma janela;
- ou então, use lâmpadas de luz branca que simulem a luz do dia.
- invista em uma decoração conforme suas preferência, plantas, por exemplo, não só embelezam o espaço, mas também promovem uma sensação de bem-estar;
- escolha cores que te motivem e auxiliem na produtividade, como tons mais neutros (para proporcionar serenidade) ou cores vibrantes (para estimular a criatividade);
- quadros, fotos ou objetos pessoais são interessantes para personalizar o ambiente e aumentar o conforto e a motivação;
- itens de papelaria são igualmente motivadores, afinal, é difícil quem não gosta de comprar algo novo com a sua cara, para ter mais vontade de usá-los.
- móveis ergonômicos, como uma cadeira confortável e uma mesa na altura correta, evitam desconfortos físicos e prejudicam o rendimento.
Abordagem estratégica para o final de ano
Por fim, não se esqueça de estabelecer metas realistas. A gestão de projetos é uma prática poderosa e assertiva para organizar tarefas e metas eficientemente, especialmente no final do ano, quando sabemos que a pressão para concluir as atividades aumenta com a demanda.
Seguindo essas dicas você pode lidar com a pressão do final do ano da melhor forma, maximizando e otimizando os recursos, garantindo a conclusão de atividades importantes e evitando contratempos e estresses de última hora, ou seja: um fechamento de ano mais calmo, organizado e proveitoso.
